De EU AI Act is geen plan meer. De verordening is geldig, en artikel 4 verplicht organisaties die AI-systemen inzetten om te zorgen dat betrokken medewerkers over voldoende AI-geletterdheid beschikken. Voor MKB-ondernemers die al met AI werken, betekent dit een concrete administratieve plicht, geen aanbeveling.

AI-geletterdheid in de EU AI Act: wat er precies staat

Artikel 4 van de EU AI Act legt de geletterdheidsplicht vast voor twee groepen: aanbieders en deployers van AI-systemen. Een deployer is iedere organisatie die een AI-systeem gebruikt in een beroepsmatige context.

Gebruik je ChatGPT voor klantenservice, Claude voor het schrijven van offertes of een geautomatiseerde workflow voor factuurverwerking? Dan ben je deployer, ook als je bedrijf niets met technologie te maken heeft.

De wet vraagt om “passende maatregelen” om AI-geletterdheid te borgen. De vereiste diepgang hangt af van de rol en het risicoprofiel van het ingezette systeem. Een medewerker die een AI-tool gebruikt om nieuwsbrieven te schrijven, heeft andere kennis nodig dan een leidinggevende die AI-gegenereerde analyses gebruikt voor strategische beslissingen.

De EU AI Act maakt onderscheid op basis van risiconiveau. Hoog-risico-systemen, denk aan AI die meespeelt bij personeelsbesluiten of kredietbeoordelingen, stellen hogere eisen aan geletterdheid. Voor de meeste MKB-bedrijven vallen de gebruikte tools in de categorie beperkt risico of minimaal risico, maar de geletterdheidseis geldt in alle gevallen.

Voor wie de verplichting geldt

Elke organisatie die AI-systemen inzet als deployer valt onder de EU AI Act. Daarvoor hoef je geen techbedrijf te zijn. Een accountantskantoor dat AI gebruikt voor het samenvatten van jaarstukken, een webshop met een AI-chatbot of een marketingbureau dat Claude inzet voor contentproductie: ze vallen er allemaal onder.

Kleine bedrijven zijn niet vrijgesteld. De EU AI Act heeft geen uitzondering voor omzet of personeelsomvang. Wat de wet voor MKB pragmatischer maakt, is het proportionaliteitsbeginsel: de maatregelen moeten passend zijn bij het gebruik en het risico. Een bedrijf met tien medewerkers dat ChatGPT gebruikt voor intern overleg, heeft geen ISO-gecertificeerd leerprogramma nodig. Maar aantoonbare kennis, vastgelegd, is wel vereist.

Welke medewerkers het betreft

De verplichting richt zich op medewerkers die betrokken zijn bij het gebruik of de uitkomsten van AI-systemen. Dat zijn doorgaans:

  • Medewerkers die dagelijks AI-tools inzetten als onderdeel van hun werk
  • Leidinggevenden die beslissingen nemen op basis van AI-output
  • Medewerkers die AI-systemen aansturen of configureren

Medewerkers zonder enige interactie met AI-systemen vallen buiten de verplichting.

Wat ‘voldoende’ AI-geletterdheid inhoudt

De wet stelt geen vaste examenlijst vast. Wat meetelt, is dat medewerkers kunnen beoordelen wat een AI-systeem doet en wat de output betekent. Concreet gaat het om drie lagen.

Functionele kennis. De medewerker begrijpt wat het systeem doet en hoe een resultaat tot stand komt. Iemand die Claude gebruikt om klantmails te beantwoorden, weet dat het systeem tekst genereert op basis van een prompt en dat de output altijd menselijke controle vereist.

Risicobewustzijn. De medewerker herkent wat er mis kan gaan. Denk aan feitelijke fouten in AI-output, privacyrisico’s bij het invoeren van klantdata of systematische fouten in geautomatiseerde selectie.

Handelingsvermogen. De medewerker weet hoe te handelen bij twijfel. Wanneer vraag je om een tweede oordeel? Wanneer sla je een AI-aanbeveling over? Waar meld je een probleem?

Documenteer wat je team weet en hoe dat is aangeleerd. Dat is de kern van wat de toezichthouder bij controle verwacht.

Drie stappen om te voldoen

Stap 1: inventariseer welke AI-systemen je team gebruikt

Begin met een overzicht. Welke tools zijn in gebruik, door wie en voor welke taken? Zet het op een lijst: ChatGPT voor het schrijven van teksten, een AI-gestuurde planningtool, n8n-workflows die automatisch berichten verwerken. Alles wat medewerkers gebruiken, hoort erin.

Let ook op tools waarbij AI in de achtergrond meespeelt. Veel CRM- en boekhoudsystemen hebben inmiddels AI-functionaliteit geïntegreerd. Als medewerkers op die output afgaan, valt het ook onder de verplichting.

Stap 2: bepaal het kennisniveau per rol

Groepeer medewerkers op basis van hoe ze AI gebruiken. Iemand die een AI-tool gebruikt als schrijfhulp, heeft minder diepgaande kennis nodig dan iemand die AI-output gebruikt voor klantbeslissingen of financiële prognoses.

Maak per groep helder wat de minimale kennis is die je verwacht. Schrijf dit op. Een interne notitie van één pagina volstaat voor de meeste MKB-bedrijven. De inhoud telt, de vorm minder.

Stap 3: onderbouw en documenteer

Voer de kennisoverdracht uit en leg vast dat het is gebeurd. Dat kan via een intern document, een gedeelde notitie of een bevestiging per mail. Zorg dat je kunt aantonen wanneer het heeft plaatsgevonden, wie er bij was en wat de inhoud was.

Dit is het bewijs dat toezichthouders verwachten. Het hoeft geen uitgebreid leerbeheersysteem te zijn, het moet wel bestaan en vindbaar zijn.

Wat een training of workshop bijdraagt

Een interne kennissessie is voor veel MKB-bedrijven de snelste route. De praktijk leert dat zelfgeorganiseerde sessies zelden de diepgang bereiken die de AI Act vraagt. Medewerkers weten dan dat AI “dingen schrijft”, maar herkennen risico’s onvoldoende en begrijpen de grenzen van de tool niet.

Een training op locatie bij jouw team brengt de kennis gestructureerd over in drie dagdelen. In onze trajecten bereiken teams gemiddeld 11 uur tijdwinst per week, en de geletterdheidscomponent is minstens zo waardevol: deelnemers weten na afloop wat AI doet, wat het niet doet en hoe ze dat intern kunnen uitleggen aan collega’s en leidinggevenden.

Wil je een kerngroep eerst meenemen via een compactere sessie op onze locatie in Hoorn? De AI-workshop is daar geschikt voor. Je bouwt geletterdheid op bij een beperkte groep, die de kennis vervolgens intern verder verspreidt.

Over hoe Claude concreet werkt in de dagelijkse MKB-praktijk, inclusief de beperkingen die medewerkers moeten kennen, lees je meer in het artikel Claude voor MKB: mogelijkheden en grenzen.

Geletterdheid aantoonbaar maken

De EU AI Act vraagt niet dat iedereen in je bedrijf een AI-expert wordt. De wet vraagt dat je kunt aantonen dat betrokken medewerkers weten waarmee ze werken en wat de risico’s zijn.

Dat vraagt drie dingen: een overzicht van je AI-gebruik, een helder kennisniveau per rol en vastgelegde bewijzen van de kennisoverdracht. Dat is haalbaar voor elk MKB-bedrijf, ook met een compact team en zonder IT-afdeling. Begin met de inventarisatie. De rest volgt stap voor stap.